その他ノウハウ

仕事の量が多すぎて回らないと思っている人にありがちなことと解決法(3)

2020年12月26日

このページに書いてあること

仕事が多すぎと嘆いている人が陥りがちな状況とその対処法を3つ。そもそも論として、仕事が多いことの何が悪いかというと、ワークライフバランスが崩れたり、各仕事の品質が落ちてしまったりと色々問題を誘発してしまいますからね。

時間効率化とか生産性アップの話ではないです。もっと根源的な話です。長くなりそうなので何回かに分けて以下を書いていきます。

  • 引き受けすぎ問題 
  • 自分でやりすぎ問題
  • 優先度勘違い問題←今回はこれ

優先度勘違い問題

前々回前回で仕事が回らなくなりがちな人の特徴をあげましたが、最後の特徴は優先度勘違い問題です。

これは特に急な割り込み作業なんかに多く当てはまります。

例えば、忙しく作業しているところに上司から

仕事の量が多すぎて回らないと思っている人にありがちなことと解決法(3)
若手男性
ごめん!これやっといて!今週中に!
(うわー・・・・無理だよ・・・・)わかりました・・・
仕事の量が多すぎて回らないと思っている人にありがちなことと解決法(3)
若手女性
仕事の量が多すぎて回らないと思っている人にありがちなことと解決法(3)
ありがとう!

こんなやりとりがあった時、どうしますか?

多分、大抵の人は自分でさっとやってしまうと思います。もっというと、さっさと終わらせようということで割り込みを優先して片付けてしまう場合が多いかもしれません。

こうなってしまうのは理由があります。

  • 自分の仕事とは違う作業なので気分転換になる(特に、自身の作業が提携業務の場合はなおさら)
    テスト工程で仕様書確認とかをしているときに、「総務に荷物取りに行って」とか言われたらウッキウキで取りに行っちゃいますし、ちょっと外部の打ち合わせに同席してとか言われたは参加してしまいますます。
  • 割り込みでくると優先度が高いように見える
    期間も短かったりするので割増で急ぎで見えてしまいます。

全部ではないですが大きいところではこんなもんでしょうか。

で、この時に「引き受けすぎ問題」と「自分でやりすぎ問題」も絡まって複雑なことになるのですが、相手が急いでいるということも相まって

  • 結局引き受けてしまって
  • 期間も短くて頼むのも大変だから自分でやって
  • 本当に大事な作業が疎かになってしまう

という状況が発生します。これらを解決するためには、頭の中に優先度のグラフを常に持っておく必要があります。

優先度のグラフ

これもR・コヴィー博士が言っていたものです。全体像は外部サイトのこちらに記載していただいておりました。

緊急度と重要どのマトリクス

重要なのは第2領域の仕事です。続いて第1領域の仕事。今話題にあげているのは第3領域の仕事となっています。

仕事の量が多過ぎて回らない時、何が起こっているのかというと飛び込みの仕事を受け過ぎているような場合が多いということです。

飛び込みの仕事とは「自分以外の誰かでもできる仕事や雑用」や「誰かが炎上させたプロジェクトの火消し」などです。
※火消しなどは部門的には優先度が高いのですが、火消し対応で本来の仕事が疎かになるとそちらでも火が発生します。

自分自身が行っている仕事というのは大抵は第1領域のものです。

しかし、往々にして飛び込んでくる仕事の方が優先度が高く見えてしまいます。なぜなら、半年の期間があるプロジェクトと飛び込みの仕事だと、飛び込みの仕事の方が期間が短く見えるためです。

そこで、常に頭の中に上のグラフを描いておき、新しく入ってきた仕事はどの領域に入るかということを考えます。

ここで大事なのは、どの領域に入る仕事かというのは立場によって変わるということです。
先程の火消しの例では、自分的には重要ではないが部門的にはとても重要。

その上で、第3領域や第4領域の仕事については、思い切って「やらない」という対応をとります。
他のメンバーに任せたりそもそも拒否したりしてください。(拒否するときは言い方に注意)

そして、最も重要なことは

飛び込みの仕事を拒否したりしても自身の評価は下がらない

というところです。本来の仕事を着実にこなして成果をいれば特に問題は起こらないものです。それで下がるような場合は、おそらく普段の態度に問題があると思います・・・・

本来重視すべき領域

ちなみに、先程のグラフで本来重視すべき領域はどこでしょうか。

それは第2領域です。
この第2領域に属するものは何があるでしょうか。

例えば、以下のようなものがあります。

  • 英会話の練習でスキルアップ
  • ジム通いで健康増進
  • (業務では今のところ使わないけど)新技術の習得

なんてものが入ってきます。

基本的に共通するのは、

必要だと思っているし、いつかはやりたいと思っているけど時間がないからやってない、やろうとしたけど続かなかったなんていうものが大半を占めてきます。

この辺についてもPMとしてスキルアップするためにどこかで書きたいと思います。

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